Piano ferie: ecco le norme regolatrici e come effettuare il calcolo

Il piano ferie (per andare in vacanza tranquillo) matura durante tutto l’arco dell’anno. Per un lavoratore, il diritto alle ferie è fondamentale; il datore di lavoro è infatti tenuto a rispettare per legge tale beneficio. 

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• Il modello Excel 2022 per il piano ferie: il piano modificabile e scaricabile
• Ferie 2022: il limite massimo e la richiesta al datore di lavoro
• Quali strumenti utilizzare su Excel per facilitare la realizzazione di un Piano ferie per un ufficio di una decina di persone?

L'art. 36 della Costituzione italiana prevede che il lavoratore deve e non può in alcun modo rinunciare al diritto di ferie; i periodi di tali giornate di non lavoro retribuito non devono essere inferiori alle quattro settimane. C'è inoltre un minimo previsto da tutti i contratti collettivi nazionali che è di 20 giorni annuali e che è stato introdotto dal Decreto Legislativo n. 66 del 2003.

Cosa sancisce il Codice Civile

In base all’articolo 2109 del codice civile al secondo comma, è il datore di lavoro che decide il periodo da destinare alle ferie, possibilmente il piano ferie deve prevedere un periodo di non lavoro continuativo.

A meno che le esigenze dell’impresa lo richiedono, il datore di lavoro e il lavoratore possono decidere per un piano ferie composto da più periodi di ferie separati.

Casi particolari 

Le ferie dei lavoratori dipendenti, vanno retribuite al 100% del salario giornaliero e vanno quantificate e inserite all'interno del contratto stesso di lavoro. Le ferie, i permessi di lavoro e le ex festività non godute non prevedono inoltre l'indennizzo sostitutivo; non verranno dunque monetizzate e convertite in denaro.

L'unica categoria di lavoratori dipendenti che può rinunciare volontariamente alle ferie è quella dei dirigenti, mentre i lavoratori a domicilio, che svolgono la loro attività in casa, non possono usufruire delle ferie. I lavoratori domestici che lavorano meno di quattro ore al giorno possono però avere il diritto, secondo le norme del Codice Civile, a otto giorni di vacanze retribuite; tali giorni aumentano dai 15 ai 25, in base all'inquadramento e all'anzianità di servizio e nei casi in cui si lavori più di quattro ore al giorno.

Gli apprendisti di età inferiore ai sedici anni hanno diritto a 30 giorni di vacanza; il diritto è valido infine anche per i lavoratori part-time.

Il modello Excel 2022 per il piano ferie: il piano modificabile e scaricabile

Ogni anno il tema della gestione delle ferie pagate dei dipendenti si ripropone e occupa spesso molto tempo e molte energie per chi si occupa di risorse umani e responsabili. In tal senso non c’è da essere stupiti: pianificare in modo corretto le ferie e i permessi consente di snellire i processi aziendali di una realtà che funziona adeguatamente. Nel caso in cui le ferie dei dipendenti non vengano gestite in maniera valida, si rischia di incorrere in decrescite della produttività e circostanze di crisi che potrebbero compromettere dei risultati nella totale gestione dei team, specie da parte dei team leader e dei manager. All’interno di queste situazioni, i dipartimenti delle risorse umane sono nelle condizioni di gestire e trovare delle situazioni di incompatibilità, sgradite cancellazioni delle ferie o spostamenti.

Per stilare un buon piano ferie, bisogna sfruttare dei software specifici, come per esempio potrebbe essere Excel, il quale consente alle aziende di realizzare un modello di richieste per le ferie capace di semplificare e ottimizzare la gestione, la distribuzione ed il calcolo delle ferie. Oltre alla realizzazione in sé del modello di piano ferie, sarà necessario realizzare una manutenzione annuale e costante del documento stesso: questo è il motivo dello svantaggio principale dell’utilizzare un modello di piano ferie in Excel, perché originariamente questo programma non era stato pensato per questa tipologia di utilizzo. Un altro piccolo inconveniente può riguardare il flusso di richieste e delle approvazioni, perché il piano ferie realizzato con Excel non rappresenta un modello completo della comunicazione delle ferie, perché non possiede un sistema di notifica per le parti interessate. Si potrebbe però sempre prendere in considerazione la possibilità di accrescere grazie ad un’integrazione che possa inizializzare un promemoria tramite e-mail verso i dipendenti e i manager, riguardo richieste e approvazione di rifiuti.

Ferie 2022: il limite massimo e la richiesta al datore di lavoro

Come si devono organizzare le ferie per l’anno 2022? Tutelate sul piano costituzionale, le ferie costituiscono un diritto completamente irrinunciabile al datore di lavoro, il quale ha il bisogno di assentarsi ma senza vivere una forte penalizzazione sul fronte economico, con l’obiettivo di rigenerare le proprie energie e dedicarsi a sè stesso.  Il decreto Legislativo numero 66 del 2003, si premura di regolamentarne la maturazione, la massima durata e i termini di fruizione nonché di retribuzione. Contrariamente, il momento in cui godere delle ferie, corrisponde alla decisione del datore di lavoro. Di base le aziende concedono ferie di gruppo, che interessano più lavoratori della stessa azienda, durante le feste estive e natalizie. Come si dovrebbe però comunicare il piano di ferie del 2022? Il piano ferie deve essere necessariamente trasmesso a precedere dal piano estivo, un notevole preavviso affinché tutti possano guardare e scegliere le proprie ferie in base alle esigenze dell’azienda. Tra i numerosi mezzi di comunicazione, c’è l’imbarazzo totale della scelta e, in tutti casi, è necessario stilare in forma scritta la domanda con i propri dati. Esemplari sono:

• La comunicazione scritta;
• L’avviso affisso direttamente nella bacheca dell’azienda;
• Il messaggio in chat;
• Il messaggio di posta elettronica;
• L’avviso nel portale riguardante la gestione delle presenze e, generalmente, del rapporto tra l’azienda e il dipendente.

Ma le ferie di quest’anno, possono essere liquidate nel calcolo della busta paga e quindi non essere godute? Questo tempo purtroppo non può essere monetizzato in busta paga, motivo per cui non può essere usufruito dai dipendenti. I contatti collettivi quindi, possono indurre delle condizioni più alte, valutando un periodo di base minimo oltre a quello legalmente stabilito.

Se vuoi saperne di più sulle buste paga, trovi risorse nei nostri articoli: "Buste paga INAIL", "Come compilare una busta paga" e "Calcolo delle detrazioni per figli a carico".

Approvazione del piano ferie: come soddisfare tutti

Chi si ritrova a dover programmare il piano ferie ha un importante ruolo, ovvero quello di accogliere e approvare (oppure rivedere) le richieste dei dipendenti.
Ma in questo caso come si fa a rimanere neutrali? Come si fa a rifiutare o modificare le richieste di qualcuno, il tutto rispettando i vincoli imposti dalla legge?
L’approvazione del piano ferie è infatti una fase molto delicata che va affrontata al meglio.
Dal canto nostro abbiamo raccolto per voi alcuni consigli per programmare e far approvare il piano ferie dai tuoi dipendenti nel minor tempo possibile.
I nostri consigli:

• Essere tempestivi: approvate o rifiutate le ferie richieste in tempi brevi
• Verificate sempre quante ferie il lavoratore ha maturato: se il numero di ore è sufficiente allora è un buon motivo per approvarle, se il numero di ore è insufficiente allora avrete già la vostra risposta, vi ricordiamo che esiste la possibilità, tramite il vostro computer, di verificare comodamente il bilancio delle ore residue di ogni dipendente e sempre aggiornato per poter risparmiare il tempo a disposizione
• Premiate i lavoratori più volenterosi: coscienti del fatto che non è possibile accontentare tutti, vi consigliamo di evitare di accettare la prima richiesta pervenuta ma di attendere un po’ e tra quelle ricevute approvare con più facilità quelle dei lavoratori più volenterosi, ve ne saranno riconoscenti e continueranno per questa strada
• Valutate il comportamento dei dipendenti: se i vostri dipendenti vi chiedono sempre le ferie nei giorni più ambiti, allora è probabile che stiano cercando di fare i furbi
• Siate sempre trasparenti: la trasparenza è un valore che premia in qualsiasi ambito della vita; quindi, anche in caso di ferie negate, perché siete tenuti a fornire una spiegazione e contemporaneamente un piano ferie alternativo
• Limita le revoche di quelle già autorizzate: il piano ferie deve essere programmato correttamente e le scelte devono essere puntuali e mai avventate; quindi, revocate le ferie solo per ragioni eccezionali che non sono né previste né prevedibili altrimenti il dipendente potrebbe costringervi a risarcire le vacanze già prenotate.

Quali strumenti utilizzare su Excel per facilitare la realizzazione di un Piano ferie per un ufficio di una decina di persone?

La realizzazione di un piano ferie per un ufficio di circa dieci persone può essere gestita efficacemente attraverso Microsoft Excel, sfruttando le sue funzionalità per organizzare, visualizzare e tracciare le informazioni in modo chiaro e condivisibile. Ecco alcuni strumenti e funzionalità di Excel che puoi utilizzare:

1. Tabelle: Converte i tuoi dati in una tabella formattata, facilitando la gestione e l'analisi. Le tabelle offrono la possibilità di filtrare e ordinare le informazioni rapidamente.
2. Formattazione Condizionale: Utilizza regole per formattare le celle in base a determinati criteri, come ad esempio cambiare colore a una cella quando una data di inizio ferie si avvicina o per evidenziare sovrapposizioni di ferie.
3. Calcolo delle Date: Usa le funzioni di data e ora di Excel, come DATE(), TODAY(), e NETWORKDAYS(), per calcolare intervalli e giorni lavorativi effettivi, escludendo weekend e festività.
4. Gantt Chart con Conditional Formatting: Puoi creare un semplice diagramma di Gantt utilizzando la formattazione condizionale per visualizzare graficamente il periodo delle ferie per ciascun dipendente.
5. Dropdown List con Data Validation: Crea liste a discesa in ogni cella dove i dipendenti possono scegliere tra opzioni predefinite, come il tipo di assenza (ferie, malattia, etc.), per evitare errori di inserimento.
6. Funzioni di Ricerca: Utilizza funzioni come VLOOKUP() o INDEX() e MATCH() per cercare e recuperare dati da una parte del foglio di calcolo all'altra.
7. Tabelle Pivot: Per analizzare e riassumere grandi quantità di dati, come per esempio i totali di giorni di ferie presi da ciascun dipendente.
8. Schede: Usa le schede separate per gestire dati differenti, come una scheda per i dati di input, una per il calendario delle ferie, una per il riepilogo, etc.
9. Condivisione e Collaborazione: Con Excel Online o OneDrive, puoi condividere il piano ferie con altri membri del team, consentendo loro di visualizzare o modificare il documento in tempo reale.
10. Macros: Se hai compiti ripetitivi, puoi registrare una macro per automatizzare queste azioni, risparmiando tempo.

Per iniziare, potresti strutturare il tuo piano ferie come segue:

• Una riga per ciascun dipendente.
• Una colonna per ciascun giorno dell'anno (o solo i giorni lavorativi se preferisci).
• Formattazione condizionale per indicare i giorni di ferie.
• Tabelle pivot o riepiloghi a parte per tenere traccia del totale dei giorni di ferie per ciascun dipendente.

Assicurati di salvare regolarmente il tuo lavoro e di impostare i permessi adeguati se il documento deve essere condiviso con altri colleghi.