Oggi diamo uno sguardo alle mansioni della Receptionist. Il ruolo del personale della receptionist, che rientra nei lavori di front office, è fondamentale perché sono i primi ad accogliere i clienti. Indipendentemente che si tratti di un hotel di lusso o di un bed and breakfast, il receptionist rappresenta la prima immagine della struttura ricettiva.
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- Requisiti per ricoprire questo ruolo
- Come accaparrarsi questo lavoro
- Quante lingue deve conoscere questo professionista?
- Che percorso formativo devo affrontare se il mio sogno è lavorare nel settore turistico?
Il ruolo del receptionist è molto più di un semplice punto di contatto tra l’azienda e i suoi visitatori; rappresenta infatti l’anima stessa dell’accoglienza. Con competenza e professionalità, il receptionist è il primo volto che il cliente incontra e l'ultimo che saluta, creando un legame di fiducia che si riflette positivamente sull’immagine aziendale. Spesso trascurato o ridotto a funzioni meramente amministrative, il lavoro del receptionist è invece un mestiere complesso, che richiede doti comunicative, empatia, ottime capacità organizzative e una spiccata attitudine alla risoluzione dei problemi. Da un check-in impeccabile all’assistenza per questioni pratiche, il receptionist deve saper gestire ogni dettaglio con rapidità e precisione, offrendo un’esperienza di benvenuto che possa lasciare un’impronta positiva e duratura.
Requisiti per ricoprire questo ruolo
Per svolgere al meglio il lavoro di receptionist, rivolto ad una clientela diversificata, sono essenziali una serie di competenze che spaziano dall’abilità comunicativa alla gestione efficace delle relazioni interpersonali. Il receptionist rappresenta, infatti, il punto di riferimento per ospiti e clienti, ed è spesso il primo e l’ultimo volto associato all’azienda: un ruolo strategico che richiede qualità e doti specifiche per rendere ogni interazione piacevole, risolutiva e memorabile.
Tra i requisiti fondamentali, troviamo:
Ottima capacità di comunicazione e predisposizione ai rapporti interpersonali: un receptionist deve essere in grado di trasmettere informazioni in modo chiaro e accogliente, assicurandosi che il messaggio arrivi in modo corretto e lasci una sensazione positiva. La capacità di parlare in modo chiaro, con tono professionale e rassicurante, è fondamentale per creare un ambiente di fiducia e comfort per il cliente, facilitando le comunicazioni sia di persona che telefonicamente o via email.
Capacità di ascolto attivo: saper ascoltare con attenzione è cruciale per cogliere le esigenze specifiche di ogni cliente. Questa competenza consente al receptionist di interpretare con sensibilità eventuali richieste implicite o non verbalizzate, offrendo risposte e soluzioni che si adattino alla personalità e alle necessità di chi si ha di fronte.
Cortesia, pazienza e diplomazia: nel ruolo di receptionist è frequente il contatto con persone diverse per nazionalità, temperamento e richieste. La cortesia è fondamentale per mantenere sempre un tono amichevole e disponibile, mentre la pazienza e la diplomazia permettono di affrontare situazioni complesse, come clienti esigenti o situazioni di stress, senza perdere la calma o compromettere la qualità del servizio. Ogni interazione, anche quelle più difficili, deve essere gestita con rispetto e professionalità.
Capacità di lavorare in team: un receptionist collabora quotidianamente con vari dipartimenti, come quello amministrativo, commerciale o logistico. La capacità di coordinarsi con altre figure aziendali è indispensabile per garantire che il flusso di informazioni sia fluido e per evitare ritardi o malintesi nella gestione delle richieste. Essere parte di una squadra richiede spirito di collaborazione, flessibilità e una comunicazione continua con colleghi e superiori per un’efficienza operativa ottimale.
Oltre a queste competenze relazionali e comportamentali, il lavoro di receptionist richiede ulteriori abilità tecniche e linguistiche, tra cui:
Conoscenza di lingue straniere: in contesti aziendali o turistici con clientela internazionale, la conoscenza di una o più lingue straniere, in particolare l’inglese, è un requisito fondamentale. Saper dialogare in lingua straniera permette al receptionist di interagire con una platea più ampia e di garantire un servizio personalizzato anche ai clienti provenienti dall’estero, creando un’atmosfera di benvenuto inclusiva e internazionale.
Padronanza del computer e dei principali software gestionali: il receptionist moderno deve saper utilizzare con disinvoltura il computer, non solo per la gestione delle comunicazioni, ma anche per utilizzare software specifici che permettono di effettuare prenotazioni, monitorare l’occupazione di sale o camere, organizzare l’agenda aziendale, registrare dati di contatto e gestire eventuali pagamenti o check-in/check-out. Una buona conoscenza dei principali strumenti digitali e delle piattaforme di gestione è quindi indispensabile per garantire un servizio efficiente e senza interruzioni.
In conclusione, il ruolo di receptionist, pur essendo spesso considerato “di front-office”, richiede un bagaglio di competenze completo e diversificato, che spazia dalla comunicazione alla tecnologia, dalla conoscenza delle lingue alla diplomazia. Solo un professionista che padroneggia tutte queste abilità è in grado di offrire un servizio impeccabile, all’altezza delle aspettative di un pubblico sempre più esigente e abituato a standard elevati.
Di solito la formazione di chi si propone per questo mestiere consiste nel possedere un diploma degli istituti o dalle scuole alberghiere o da istituti di ragioneria o di istituti tecnici per il turismo.
Come accaparrarsi questo lavoro
Abbiamo sottolineato quelle che sono le caratteristiche fondamentali per chi vuole ricoprire questo ruolo all'interno di una struttura di accoglienza. Per quanto riguarda i possibili studi da effettuare per poter diventare senza difficoltà un buon receptionist, vanno considerati senza dubbio i corsi di tipo professionale legati al turismo o istituti alberghieri.
In parallelo sarà necessario seguire corsi di lingua: inglese in particolare, ma poi a seconda delle zone sarà importante conoscere anche francese (per chi si trova in zone di confine come Piemonte, Val D'Aosta e Svizzera) e tedesco (non solo al confine, ma anche in regioni come Toscana, Emilia Romagna, Veneto e Marche, in cui ogni anno affluiscono migliaia di turisti provenienti da quelle paese).
Le scuole che meglio preparano ad avere un approccio professionale sono i Licei linguistici, gli istituti Turistici, Ragioneria e altri corsi privati che offrono formazione attraverso enti convenzionati con la Provincia o con la Regione. Non è necessario, anche se sicuramente farà più curriculum, completare un percorso attraverso studi di tipo universitario, come lauree triennali in ambito economico o linguistico.
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Mansioni e profili diversi
Il ruolo del receptionist si estende ben oltre le funzioni di accoglienza per strutture alberghiere o turistiche. In realtà, il lavoro di addetto alla reception si declina in diverse tipologie di contesti, ognuno dei quali richiede competenze e attitudini specifiche. Infatti, è possibile trovare receptionist non solo in hotel e villaggi turistici, ma anche in aziende private, strutture sanitarie, enti pubblici, e in occasione di eventi, conferenze e congressi, dove il ruolo assume sfumature e mansioni adattate alle esigenze del contesto.
Nel settore turistico-alberghiero, il receptionist è una figura cardine nella gestione dei flussi di ospiti: si occupa di accogliere i clienti al loro arrivo, verificare e gestire le prenotazioni, completare le procedure di check-in e check-out, e gestire il pagamento delle tariffe. In questi contesti, il receptionist rappresenta il punto di riferimento per ogni necessità del cliente, rispondendo a richieste che possono riguardare i servizi dell’hotel, informazioni sulla città, o anche semplici consigli su cosa fare e vedere. Il receptionist di una struttura ricettiva ha, dunque, un profilo orientato alla gestione organizzativa e al customer care, con un approccio particolarmente empatico e una flessibilità oraria che permette di coprire anche turni notturni, nei weekend e nei periodi festivi.
In ambito aziendale, invece, il receptionist assume un ruolo prevalentemente orientato alla gestione delle visite e al controllo degli accessi. Immaginate la figura che si trova all’ingresso di un edificio aziendale, il cui compito è quello di accogliere visitatori, fornitori, collaboratori esterni e spesso dipendenti stessi, indirizzandoli verso il loro interlocutore o l’ufficio desiderato. In questi casi, il receptionist aziendale svolge mansioni legate alla verifica delle identità e all’emissione di badge temporanei, fornendo, se necessario, materiali informativi o regolamenti della struttura. Di solito, in un contesto aziendale, il receptionist non si occupa di transazioni economiche; l’aspetto dei pagamenti è relegato a specifici settori amministrativi. Tuttavia, potrebbe capitare che debba interfacciarsi con corrieri o fornitori, gestendo piccole transazioni per la ricezione di pacchi o materiali destinati all’azienda.
Durante eventi, conferenze o congressi, i receptionist svolgono compiti che combinano la logistica con l’accoglienza di un ampio numero di partecipanti. In questo tipo di contesto, spesso temporaneo e a carattere intensivo, l’addetto alla reception si occupa di accogliere i partecipanti, registrare le presenze, fornire badge, mappe, programmi e materiali informativi riguardanti l’evento. La gestione delle code, il supporto nelle informazioni logistiche (come l’ubicazione delle sale, gli orari degli interventi, le pause), e la capacità di rispondere prontamente a domande pratiche e orientative, fanno del receptionist per eventi una figura centrale nell’organizzazione. Questo ruolo, perciò, richiede una capacità organizzativa notevole, una forte resistenza allo stress e una flessibilità mentale che permetta di adattarsi a ritmi intensi e richieste varie e frequenti.
In definitiva, a seconda del contesto lavorativo, il receptionist può variare profondamente nelle competenze e nelle mansioni, passando da attività orientate alla gestione finanziaria e amministrativa – come nel caso del settore turistico-alberghiero – a funzioni di pura accoglienza e orientamento, tipiche del contesto aziendale, fino alla gestione logistica e informativa degli eventi. Ogni contesto richiede non solo abilità specifiche, ma anche una predisposizione a lavorare in ambienti che possono essere particolarmente frenetici o a contatto con un gran numero di persone. Per questo, la figura del receptionist è estremamente versatile e, pur rimanendo sempre nella sfera dell’accoglienza e del customer service, assume sfumature e responsabilità differenti, che rendono ogni giornata di lavoro una nuova esperienza.
Quante lingue deve conoscere questo professionista?
Quello della receptionist è da considerarsi un lavoro nel settore turistico, un comparto in grande espansione dove la richiesta di nuovi professionisti è sempre maggiore. Ecco perché occorre conoscere molto bene le lingue per poter lavorare come receptionist. Pensiamo a un cliente da accogliere o a un potenziale cliente che chiama in hotel per informazioni su un’eventuale prenotazione.
Insomma, come receptionist dobbiamo essere sempre pronte a dare indicazioni e supporto in molte lingue oltre all’italiano. Ma quali lingue straniere sarà meglio conoscere? Ce ne sono alcune più necessarie di altre, cerchiamo di scoprire quali sono. La lingua fondamentale da conoscere quasi come la lingua madre è senza dubbio l’inglese, che va parlato e compreso in modo pressoché perfetto.
Se quindi pensiamo che il nostro livello non sia così eccezionale, sarà opportuno seguire un corso di inglese con un professore madrelingua, così da recuperare prima del colloquio. Tuttavia, non possiamo di certo fermarci all’inglese. Per lavorare come receptionist in Italia, ad esempio, sarà meglio conoscere anche il tedesco, il francese e lo spagnolo. Per ulteriori lingue, molto dipende dal settore specifico in cui vogliamo lavorare. Pensiamo, ad esempio, al cinese o all’arabo: due lingue oggi ritenute molto importanti, specialmente in alcune grandi città. A Roma, per esempio, se volessimo candidarci come receptionist in un albergo di standard elevato, il cinese e l’arabo potrebbero essere la chiave di volta per avere successo al colloquio. I cinesi e gli arabi, infatti, abbondano ormai nelle principali città italiane, sia per motivi prettamente turistici che di business.
La Cina, ad esempio, sta affrontando un boom economico importante e ci sono sempre più cinesi che viaggiano in Italia e nel mondo per piacere, cultura o lavoro. Ma, come dicevamo, anche il russo o l’arabo possono essere delle scelte vincente. Il russo si inserisce perfettamente nel settore lusso, quindi ci consentirebbe di lavorare in alberghi di categoria elevata e sarebbe comunque una nota molto positiva nel nostro curriculum.
Anche l’arabo, soprattutto oggi, è una lingua strategica da conoscere. Quindi, il consiglio fondamentale è di informarci sulla tipologia di struttura che ha bisogno di una receptionist, così da poterci fare un’idea di cosa valorizzare al momento della candidatura e, magari, del colloquio di lavoro. Di sicuro, più lingue conosciamo e più chance abbiamo di essere scelti come receptionist, quindi teniamolo sempre bene a mente.
Che percorso formativo devo affrontare se il mio sogno è lavorare nel settore turistico?
Per intraprendere una carriera nel settore turistico, un percorso formativo ben strutturato e mirato è fondamentale. Questo settore, estremamente variegato e dinamico, offre molteplici opportunità professionali, dalle agenzie di viaggio agli alberghi, dalla gestione di eventi al marketing turistico. Ecco una guida passo dopo passo per orientarsi nella formazione necessaria per lavorare nel turismo.
1. Formazione Base
La formazione nel settore turistico può iniziare già dopo il diploma di scuola secondaria superiore. Esistono diversi indirizzi che possono fornire una buona base, tra cui:
- Istituti Tecnici per il Turismo: offrono una preparazione specifica sulle dinamiche del settore turistico, economia, lingue straniere, e diritto del turismo.
- Licei Linguistici: ideali per chi vuole puntare sulle competenze linguistiche, fondamentali nel settore turistico.
2. Laurea
Per chi mira a posizioni di maggior rilievo o a una comprensione più approfondita del settore, una laurea è il passo successivo consigliato. Le opzioni includono:
- Laurea in Scienze del Turismo: copre aspetti come la gestione del turismo, economia, marketing turistico, e pianificazione del territorio.
- Laurea in Economia e Gestione del Turismo: si concentra sugli aspetti economici e manageriali del settore.
- Lauree in Lingue e Letterature Straniere: utili per chi punta a carriere internazionali nel turismo.
3. Master e Corsi di Specializzazione
Dopo la laurea, o in alternativa, è possibile seguire master o corsi di specializzazione per acquisire competenze specifiche in aree come:
- Gestione degli Eventi: per chi si interessa dell'organizzazione di eventi turistici.
- Marketing e Comunicazione Turistica: fondamentali per promuovere destinazioni e servizi turistici.
- Hospitality Management: per entrare nel mondo della gestione alberghiera e della ristorazione.
4. Esperienza Pratica
L'esperienza sul campo è cruciale. Stage, tirocini, e lavori stagionali nel settore turistico possono fornire una preziosa esperienza pratica e aiutare a costruire una rete di contatti professionali.
5. Competenze Linguistiche
La conoscenza di più lingue è un asset fondamentale nel turismo. Oltre all'inglese, l'apprendimento di altre lingue straniere può aprire ulteriori opportunità professionali.
6. Competenze Digitali
Nell'era digitale, la conoscenza degli strumenti informatici specifici per il turismo, come i sistemi di prenotazione online e il marketing digitale, è essenziale.
7. soft skills
Capacità come il problem solving, l'orientamento al cliente, la flessibilità e le abilità comunicative sono fondamentali in tutti i ruoli del settore turistico.
Il percorso formativo ideale nel settore turistico varia a seconda degli interessi e degli obiettivi professionali specifici di ciascuno. L'importante è costruire una solida base di conoscenze teoriche, abbinata a esperienze pratiche e allo sviluppo di una vasta gamma di competenze trasversali. Mantenersi sempre aggiornati sulle tendenze del settore e sulle nuove tecnologie è inoltre cruciale per chi aspira a una carriera di successo nel turismo.
