L'organizzazione del lavoro è uno degli aspetti più importanti per aumentare la produttività e il successo di un progetto. In questo articolo, esploreremo le migliori app per gestire le attività, progetti, to-do list e pianificazioni, con l'obiettivo di facilitare la collaborazione e il teamwork all'interno del team. Grazie alla possibilità di monitorare i progressi, la priorità dei task e l'avanzamento dei progetti, è possibile lavorare in modo più efficiente e produttivo. Inoltre, l'utilizzo di app per organizzare il lavoro permette una comunicazione più fluida e veloce tra i membri del team, grazie alle notifiche e ai reminder integrati. Infine, la reportistica e l'automazione permettono di avere un'analisi completa del lavoro svolto, semplificando la gestione delle attività quotidiane e aumentando la productività complessiva del team.
Menu di navigazione dell'articolo
- App e software per Windows
- App e software per Mac OS
- App da usare su Android
- App da usare su iOS
- Bibliografia
- FAQ sull'organizzazione del lavoro quotidiano
La gestione e l’organizzazione del lavoro può essere facilitata dall’uso di alcune app da scaricare comodamente sul cellulare. Ormai, lo Smart Working è una realtà sempre più diffusa: c’è chi sceglie di lavorare a casa e chi invece si ritrova a doverlo fare su ordini del capo in ufficio. Smaltire il lavoro da casa, però, potrebbe non essere così immediato. Che cosa fare? Quali sono gli strumenti più utili per evitare di causare ritardi e non raggiungere gli obiettivi? Iniziamo dai grandi classici della tecnologia.
Ovviamente, devi avere un computer e un telefono di ultima generazione: un “corredo” tecnologico che ti consenta di sfruttare le migliori app per organizzare il lavoro e la tua giornata. Devi iniziare a fare Smart Working ma non sai quale PC o telefono acquistare? Prenditi cinque minuti di tempo per scegliere i prodotti tecnologici migliori.
App e software per Windows
Evernote
Sei a casa per lavorare? Ciò non significa che tu non possa avere call e riunioni. Tutt’altro, perché in realtà sarai sempre in contatto con il tuo capo e i colleghi in ufficio. La gestione del lavoro mediante Evernote è assolutamente interessante, dal momento che ti consente di prendere appunti, utilizzare gli strumenti per creare delle liste di cose da fare, visualizzare e condividere i file importanti con i colleghi. Insomma, una di quelle applicazioni che ti facilitano la vita sul lavoro, soprattutto da casa!
Devi organizzare il lavoro e ti occupi di contenuti su internet? Ogni volta perdi articoli importanti, informazioni o pillole di storia che possono tornarti utili per creare il tuo pezzo? Ecco, Pocket è l’app che fa decisamente al caso tuo. Tra l’altro, è presente una funzione di ascolto, in cui, invece di leggere l’articolo in questione, avrai modo di ascoltarlo! L’apprendimento in questo modo risulterà molto più veloce. E poi potrai ottimizzare i tempi, il che è sempre fondamentale.
Simple Mind
Che cosa ci hanno insegnato a scuola di veramente prezioso? A creare le nostre mappe, a sfruttare i concetti, a prendere appunti e seguire un filo conduttore. Non è facile schematizzare e rappresentare graficamente gli appunti, per giungere al cuore degli obiettivi. Simple Mind, però, è fondamentale in questo, anche perché è semplice da usare e poi ti permette di fare mente locale. Non avrai più difficoltà a ricordare le parole del capo in riunione e soprattutto seguirai il tuo schema sul lavoro. Come vedi, il lavoro da casa può essere notevolmente alleggerito dalla tecnologia.
RescueTime
Come si rimane concentrati sul lavoro? Si può fare a meno dei social media? Si deve, in realtà. Lavorare da casa significa sostanzialmente riuscire a far incastrare tutti gli obiettivi e i lavori. Che cosa fare per evitare di trascorrere troppo tempo sui social? Installare RescueTime è un’ottima idea: blocca l’accesso ai social e ai siti che ti fanno solo perdere tempo. Dopo qualche giorno, non sarai più tentata nemmeno di andare sui social e li userai esclusivamente in pausa.
Any.do
La parte più difficile dello Smart Working è sicuramente quella di organizzare e pianificare la giornata nella sua interezza. A volte, c’è anche un po’ di confusione: quali sono le urgenze e le task che invece possono aspettare? Questa app è veramente utile, perché ti permette di strutturare il tuo calendario di lavoro personalizzato. Avrai inoltre la possibilità di creare delle liste e di impostare degli utili promemoria.
App e software per Mac OS
Trello
Un applicazione di gestione progetti che utilizza una metodologia kanban. Consente di organizzare i task in schede e di spostarle tra le colonne (ad esempio: Da fare, In corso, Fatto). È possibile assegnare task a membri del team, impostare scadenze e monitorare l'avanzamento dei progetti.
Asana
Un software di gestione progetti che consente di organizzare le attività in task e sotto-task. È possibile assegnare task a membri del team, impostare scadenze, monitorare l'avanzamento e la priorità dei task, e creare modelli di progetti per la pianificazione futura.
OmniFocus
Un'applicazione per la gestione delle attività basata sulla metodologia GTD (Getting Things Done). Consente di organizzare le attività in progetti e sotto-progetti, impostare scadenze, assegnare attività e monitorare la priorità. Inoltre, offre una funzione di analisi di progetto per avere una panoramica completa sulle attività in corso.
Todoist
Un'applicazione di gestione attività che consente di organizzare i task in progetti e sotto-progetti, impostare scadenze e monitorare l'avanzamento delle attività. È possibile assegnare task a membri del team e sincronizzare le attività su più dispositivi.
Things
Un'applicazione per la gestione delle attività basata sulla metodologia GTD. Consente di organizzare le attività in progetti e sotto-progetti, impostare scadenze e monitorare l'avanzamento delle attività. Inoltre, offre una funzione di pianificazione giornaliera per organizzare le attività in modo più efficace.
App da usare su Android
Google Tasks
Un'applicazione per la gestione delle attività integrata in Google Calendar, Gmail e Google Drive. Consente di organizzare i task in elenchi, assegnare task a membri del team, impostare scadenze e monitorare l'avanzamento delle attività.
Microsoft To Do
Un'applicazione per la gestione delle attività che consente di organizzare i task in elenchi, assegnare task a membri del team, impostare scadenze e monitorare l'avanzamento delle attività. È possibile sincronizzare le attività su più dispositivi e integrare l'app con Outlook e Office 365.
App da usare su iOS
OmniFocus 3
OmniFocus 3 è un'applicazione di gestione delle attività altamente strutturata, sviluppata per seguire la metodologia Getting Things Done (GTD) di David Allen. Questa metodologia è progettata per migliorare la produttività personale, suddividendo i compiti in azioni specifiche e gestibili. OmniFocus consente di organizzare le attività in progetti, sotto-progetti e contesti, permettendo di assegnare priorità, scadenze e tag specifici a ciascun elemento. Il vantaggio principale dell'app è la sua capacità di gestire progetti complessi, rendendola ideale per chi gestisce una vasta mole di lavoro suddiviso in molteplici fasi. Inoltre, l'interfaccia intuitiva e l'integrazione tra i dispositivi Apple permettono un'organizzazione efficace su macOS, iPadOS e iOS. Le funzioni avanzate di revisione settimanale e previsione delle scadenze aiutano a tenere sotto controllo il flusso di lavoro, adattandosi sia a chi preferisce una gestione dettagliata delle attività che a chi necessita di una visione d'insieme.
GoodTask
GoodTask è un'applicazione per la gestione delle attività che si basa sull'integrazione nativa con il sistema di promemoria e il calendario di iOS, rendendola un'opzione estremamente versatile per chi già utilizza l'ecosistema Apple. Oltre a consentire l'impostazione di scadenze e la possibilità di monitorare l'avanzamento delle attività, GoodTask permette di personalizzare le visualizzazioni, offrendo una flessibilità nella gestione di liste di attività, progetti e routine quotidiane. Tra le funzionalità distintive dell'app c'è la capacità di gestire più elenchi contemporaneamente, filtrare le attività in base a criteri specifici e organizzare le attività ricorrenti in maniera automatizzata. È particolarmente utile per chi desidera un'interfaccia snella e una gestione smart delle attività, senza dover ricorrere a software più complessi. L'integrazione diretta con il calendario consente di visualizzare gli impegni quotidiani in un'unica piattaforma, facilitando la pianificazione a breve e lungo termine.
Things 3
Things 3 è una delle app di gestione delle attività più eleganti e ben progettate sul mercato, vincitrice di numerosi premi per il design e l'usabilità. L'app consente di impostare scadenze, creare elenchi di controllo e monitorare l'avanzamento delle attività, ma va oltre le funzionalità di base, offrendo una pianificazione giornaliera avanzata che consente agli utenti di concentrarsi sulle attività più rilevanti della giornata. Grazie alla sua funzione "Oggi", Things 3 permette di organizzare le attività del giorno in modo efficace, offrendo una visione chiara di ciò che è prioritario. Inoltre, la funzione "Prossimamente" fornisce una panoramica delle attività future, aiutando a pianificare in anticipo senza sentirsi sopraffatti dalle scadenze. L'interfaccia minimalista e priva di distrazioni rende l'esperienza utente fluida, adatta sia a chi necessita di uno strumento per gestire semplici liste di cose da fare, sia a chi deve coordinare progetti complessi. La sincronizzazione con macOS, iPadOS e iOS è impeccabile, garantendo un'organizzazione coerente su tutti i dispositivi.
Notion
Notion è molto più di un'app di gestione delle attività: è un potente strumento all-in-one per la produttività, l'organizzazione del lavoro e la collaborazione in team. La flessibilità di Notion permette di organizzare progetti in modo modulare, combinando liste di controllo, database, documenti, tabelle e taccuini di appunti in un'unica interfaccia. Questo rende l'app perfetta non solo per la gestione delle attività personali, ma anche per la gestione di progetti collaborativi e il monitoraggio di workflow complessi. Un'altra caratteristica chiave è la possibilità di personalizzare la struttura delle pagine e dei database in base alle proprie esigenze, offrendo infinite possibilità di configurazione. Notion si distingue anche per le sue funzioni di collaborazione: i team possono lavorare contemporaneamente su documenti condivisi, scambiarsi commenti in tempo reale e mantenere traccia di tutte le modifiche attraverso un sistema di versionamento. Per chi cerca uno strumento flessibile che possa fungere da hub centrale per tutte le attività lavorative, Notion è una scelta versatile ed estremamente potente.
Timepage
Timepage è un'app di calendario sviluppata da Moleskine, che combina la bellezza del design minimalista con una serie di funzioni avanzate per la gestione del tempo. L'app offre una visualizzazione chiara e intuitiva degli impegni quotidiani, settimanali e mensili, e si distingue per l'eleganza con cui presenta queste informazioni. Timepage permette di creare eventi e promemoria in maniera rapida e intuitiva, grazie all'interfaccia user-friendly che minimizza il tempo necessario per inserire i dati. Una delle caratteristiche più apprezzate dell'app è la funzione di previsione meteorologica integrata che mostra il tempo previsto per ogni evento programmato, un'aggiunta utile per pianificare al meglio le attività all'aperto. Inoltre, la funzione "Heatmap" mostra i giorni più intensi o meno impegnati con una semplice occhiata, permettendo una gestione intelligente del tempo.
Bibliografia
David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, 2001.
Uno dei testi fondamentali per chi vuole adottare la metodologia GTD (Getting Things Done) per organizzare in modo efficace le attività e migliorare la produttività personale, riducendo lo stress legato alla gestione delle attività quotidiane.Cal Newport, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing, 2016.
Newport esplora come migliorare la produttività e il lavoro profondo in un mondo pieno di distrazioni. È un'opera essenziale per chi desidera ottimizzare la propria capacità di concentrazione e aumentare la qualità del lavoro svolto.Stephen R. Covey, The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change, Free Press, 1989.
Covey introduce un approccio olistico e basato su principi per migliorare l'efficacia personale e professionale, suddividendo il processo di cambiamento in sette abitudini fondamentali che si concentrano su una gestione più consapevole del tempo e delle priorità.Tony Crabbe, Busy: How to Thrive in a World of Too Much, Grand Central Publishing, 2015.
Crabbe analizza l'effetto della "sindrome da eccesso di lavoro" e offre strategie pratiche per gestire l'inondazione di compiti quotidiani senza sacrificare l'equilibrio vita-lavoro.Julie Morgenstern, Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life, Henry Holt and Co., 2004.
Un libro pratico che offre un sistema per gestire meglio il tempo e organizzare la propria giornata lavorativa in modo produttivo, con strumenti facili da implementare.
FAQ sull'organizzazione del lavoro quotidiano
1. Quali sono le tecniche più efficaci per organizzare il lavoro quotidiano?
Esistono numerose tecniche efficaci per organizzare il lavoro quotidiano. Tra le più famose troviamo la metodologia GTD (Getting Things Done) di David Allen, che suggerisce di suddividere i compiti in azioni semplici e facilmente gestibili. Questa metodologia permette di ridurre lo stress legato al sovraccarico mentale. Un'altra tecnica è il Time Blocking, che consiste nel suddividere la giornata in blocchi di tempo dedicati a specifiche attività. La matrice di Eisenhower è utile per distinguere le attività urgenti da quelle importanti, aiutando a stabilire priorità. Anche il Pomodoro Technique è popolare: alterna 25 minuti di lavoro concentrato a brevi pause per mantenere l'attenzione alta. Ognuna di queste tecniche richiede una personalizzazione in base alle esigenze individuali e al tipo di lavoro, ma tutte mirano a massimizzare la produttività riducendo la procrastinazione.
2. Come posso gestire al meglio le priorità nel mio lavoro?
Per gestire efficacemente le priorità, è essenziale distinguere tra compiti urgenti e compiti importanti. La matrice di Eisenhower è uno strumento utile: separa le attività in quattro quadranti basati sull'urgenza e l'importanza. I compiti più importanti ma non urgenti vanno pianificati con cura, mentre quelli urgenti e importanti devono essere affrontati immediatamente. Un'altra tecnica consiste nell'identificare "Most Important Task" (MIT) della giornata, ovvero il compito che deve essere assolutamente completato. Iniziare la giornata con la MIT permette di avere una chiara direzione e di evitare di essere travolti dalle piccole attività meno significative. Infine, la revisione giornaliera o settimanale delle priorità è fondamentale per tenere sotto controllo il flusso di lavoro e adattare il piano in base alle nuove necessità.
3. Come posso evitare di essere sopraffatto da troppe attività da svolgere?
Sentirsi sopraffatti può derivare da una mancanza di organizzazione e di chiarezza sui compiti da svolgere. Un approccio utile è la scomposizione dei compiti: suddividere progetti complessi in attività più piccole e gestibili aiuta a ridurre l’ansia legata alla mole di lavoro. Inoltre, l'adozione della regola dei due minuti della metodologia GTD può essere utile: se un compito richiede meno di due minuti per essere completato, affrontalo immediatamente per liberare spazio mentale. È anche consigliabile adottare una gestione proattiva delle pause: alternare lavoro intenso con momenti di riposo (come nella Pomodoro Technique) permette di mantenere alte concentrazione ed energia. Infine, saper dire "no" quando necessario è fondamentale per evitare di sovraccaricarsi di lavoro non prioritario.
4. Qual è il miglior modo per gestire le distrazioni durante il lavoro?
Le distrazioni sono uno dei principali ostacoli alla produttività. Un metodo efficace per gestirle è il Deep Work, descritto da Cal Newport, che prevede la creazione di blocchi di tempo dedicati esclusivamente al lavoro concentrato, senza interruzioni. In questi momenti è essenziale disattivare notifiche, evitare l'accesso ai social media e creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni. Utilizzare strumenti come app che bloccano temporaneamente siti distrattivi (ad esempio, Freedom o Cold Turkey) può essere molto utile. Anche l'organizzazione fisica dello spazio di lavoro influisce: un ambiente ordinato e privo di clutter visivo favorisce la concentrazione. È importante anche stabilire orari precisi per la gestione delle comunicazioni (email, messaggi, chiamate), in modo da evitare che interrompano continuamente il flusso lavorativo.
5. Come posso migliorare la mia produttività personale a lungo termine?
Migliorare la produttività a lungo termine richiede la costruzione di abitudini solide. La costanza nella pianificazione è fondamentale: dedicare ogni giorno qualche minuto a pianificare la giornata o la settimana permette di avere una visione chiara degli obiettivi. Seguire un sistema come il journaling della produttività, annotando progressi e riflessioni quotidiane, può aiutare a identificare aree di miglioramento. Inoltre, è utile concentrarsi sullo sviluppo di abitudini di lavoro profondo: lavorare in modo mirato e concentrato per periodi prolungati, come suggerito da Cal Newport nel suo libro Deep Work. Infine, è importante monitorare regolarmente le proprie performance, magari attraverso strumenti di tracciamento del tempo, e apportare modifiche quando necessario per affinare il proprio approccio.
